Poučenie o nahrávaní hovorov klientskej linky yachting.com
Čo v tomto poučení nájdete?
Toto poučenie zhŕňa základné zásady spracovania osobných údajov zo strany yachting.com, pokiaľ ide o nahrávanie telefónnych hovorov na klientskych linkách s (potenciálnymi) zmluvnými partnermi zo strany našej spoločnosti. S ohľadom na to, že pri nahrávaní telefonických hovorov môže dochádzať k spracovaniu osobných údajov, a to tak klientov, ako aj tretích osôb (napr. potenciálnych klientov yachting.com alebo členov posádky), poskytuje týmto yachting.com dotknutým osobám v súlade s ustanoveniami príslušných právnych predpisov nasledujúce informácie týkajúce sa uvedeného spôsobu spracovania osobných údajov.
Kto je prevádzkovateľom vašich osobných údajov?
Prevádzkovateľom takto spracovávaných osobných údajov sme my, t. j. spoločnosť yachting.com, s.r.o., IČO: 275 86 421, so sídlom Plynární 1617/10, Holešovice 170 00 Praha 7, Česká republika, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, sp. zn. C 117181.
Čie osobné údaje spracovávame?
Spracovávame osobné údaje našich klientov, ako aj potenciálnych klientov a ďalších osôb, ktoré nám na našu zákaznícku linku zavolajú. Pokiaľ nám volajúci oznámi osobné údaje tretej osoby, napr. člena posádky, spracovávame tiež osobné údaje týchto osôb.
Aké osobné údaje spracovávame?
S ohľadom na to, že je nahrávaný telefonický hovor, nie je dopredu možné identifikovať, ktorých osobných údajov sa tento spôsob spracovania bude týkať, preto pôjde o také osobné údaje, ktoré nám oznámite počas telefonického hovoru. Pravdepodobne pôjde o nasledujúce kategórie osobných údajov, a to vaše základné identifikačné údaje, popisné a kontaktné údaje.
Medzi vaše základné identifikačné údaje radíme najmä vaše meno, priezvisko, rodné priezvisko, bydlisko, adresa trvalého pobytu, dátum narodenia, miesto a krajina narodenia, rodné číslo, ak bolo pridelené, údaje uvedené na občianskom preukaze alebo pase.
Kontaktnými údaji sú iná korešpondenčná adresa, telefónne čísla, elektronická adresa.
Za vaše popisné údaje považujeme telefonickú komunikáciu, ktorú s vami vedieme, číslo vášho bankového účtu, informácie o uskutočnených platbách a všeobecne údaje o službách, ktoré sú spojené s vašou osobou.
Ďalej budeme spracovávať údaje týkajúce sa konkrétneho hovoru, t. j. dátum a čas (vrátane dĺžky) uskutočnenia hovoru. A pokiaľ nám ich oznámite, budeme spracovávať tiež osobné údaje o tretích osobách, ako sú členovia vašej posádky.
Na aké účely osobné údaje spracovávame?
V tejto časti uvádzame prehľad účelov, na ktoré budeme vaše osobné údaje využívať. Obvykle sa každý údaj využíva zároveň na viacero účelov. Od stanovených účelov využitia sa potom odvíjajú aj prostriedky spracovania, obdobie spracovania a pod. V určitých prípadoch stanovených v Nariadení (EÚ) č. 2016/679 môžeme vaše údaje spracovávať aj na iné účely, než sú nižšie uvedené, ide však o výnimočné a obmedzené prípady, ktoré Nariadenie podmieňuje predchádzajúcim splnením ďalších podmienok.
Osobné údaje sú spracovávané s cieľom rokovania o uzatvorení zmluvy a uzatvorenia zmluvy, plnenia našich zákonných či zmluvných povinností a s cieľom ochrany našich oprávnených záujmov na evidenciu zmluvných vzťahov, evidenciu reklamácií, kontrolu rokovania strán, čo sa týka plnenia zmluvy, ako aj s cieľom priameho marketingu (na priamy marketing však nebudeme využívať samotné nahrávky). Nahrávky takisto môžu slúžiť ako dôkaz v prípadnom súdnom či správnom konaní.
Poskytnutie osobných údajov môže byť v závislosti od poskytnutých údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou. Dôsledkom neposkytnutia údajov nevyhnutných pre nadviazanie zmluvného vzťahu je nemožnosť uzavretia zmluvy.
Aký je právny základ spracovania?
Podobne ako pri účele môže byť každý údaj spracovávaný na základe viacerých právnych dôvodov spracovania. Pokiaľ všetky právne dôvody odpadnú, potom prestaneme vaše údaje spracovávať.
V niektorých prípadoch nám povinnosť uchovávať dokumenty a komunikáciu so zákazníkmi ukladá právny predpis. Príkladom takého predpisu je zákon č. 170/2008 Zb., o distribúcii poistenia, v platnom znení, ktorý nám ukladá povinnosť uchovávať dokumenty a záznamy komunikácie vzťahujúce sa na distribúciu poistenia. V takýchto prípadoch je naším titulom pre spracovanie osobných údajov splnenie právnej povinnosti uloženej príslušným zákonom.
Ďalším právnym titulom pre spracovanie osobných údajov môže byť splnenie zmluvy, ktorú sme so zákazníkom uzavreli, rokovania o zmluve s potenciálnym zákazníkom, prípadne preukázanie, že v rámci hovoru došlo k uzatvoreniu zmluvy.
Napokon, titulom pre spracovanie osobných údajov môže byť tiež ochrana našich oprávnených záujmov na evidenciu zmluvných vzťahov, evidenciu reklamácií, kontrolu rokovaní strán, čo sa týka plnenia zmluvy, záujmu na ochrane našich práv a práv tretích osôb, ako aj záujmu na vykonávanie priameho marketingu našich služieb.
Ako dlho budeme osobné údaje spracovávať?
Obdobie ukladania a spracovania telefónnych hovorov sa líši podľa toho, čo bolo predmetom telefonickej komunikácie s yachting.com a či ste klient, potenciálny klient alebo tretia osoba. Yachting.com uchováva nahrávky v čase stanovenom právnymi predpismi (zákon č. 170/2008 Zb., o distribúcii poistenia, v platnom znení), z dôvodov oprávneného záujmu (pokiaľ ide o relevantný prípad, napr. obchodné pokyny) a ďalej v čase, keď sú klient alebo yachting.com oprávnení podľa príslušných právnych predpisov uplatniť voči sebe práva a nároky, ktoré vznikli z takej komunikácie, t. j. s prihliadnutím na premlčacie lehoty podľa zákona č. 89/2012 Zb.
Nahrávky budú spravidla uchovávané počas 1 roka. Toto obdobie však môže byť v jednotlivom prípade prekročené, napr. ak sa začne súdny spor s príslušnou osobou alebo bude prebiehať kontrola zo strany orgánu verejnej správy.
Ako bude spracovanie prebiehať?
Yachting.com bude osobné údaje spracovávať vo svojich počítačových systémoch, prípadne počítačových systémoch spracovateľov poskytujúcich nahrávanie hovorov ako cloudovú službu. Nahrávanie hovoru nie ste povinní akceptovať, ak nebudete s nahrávaním hovoru súhlasiť, kontaktujte nás prostredníctvom iného komunikačného kanála, napr. na chate alebo prostredníctvom e-mailu.
Komu budeme osobné údaje odovzdávať?
Nahrávky (resp. v nich uvedené osobné údaje) môžu byť sprístupnené povereným pracovníkom yachting.com, ďalej štátnym dozorným orgánom, osobám, ktorým je nutné osobné údaje sprístupniť na základe a v súlade s ustanoveniami príslušných právnych predpisov, subjektom, ktorým je yachting.com oprávnený osobné údaje sprístupniť s cieľom ochrany práv a povinností, ktoré vzniknú na základe rokovania o uzavretí zmluvy alebo z vlastného zmluvného vzťahu, a spoločnostiam, ktoré vykonávajú pre yachting.com činnosť na základe outsourcingových alebo iných zmlúv o poskytovaní služieb, pri ktorých také spoločnosti budú vystupovať ako sprostredkovatelia osobných údajov.
Možnými príjemcami osobných údajov sú subjekty verejnej správy, súdy, poisťovne, právni zástupcovia, spoločnosti poskytujúce poradenstvo yachting.com, spoločnosti poskytujúce yachting.com služby (vrátane auditových služieb), spoločnosti v rovnakej skupine, ako je yachting.com, bankové a nebankové registre, kartové asociácie, zmluvní partneri, banky a subjekty podieľajúce sa na zaistení platobného styku.
Osobné údaje zákazníkov yachting.com nie sú predmetom prenosu do tretích krajín.
Čo robiť, ak s nahrávaním hovorov nesúhlasíte?
Na skutočnosť, že hovor je na príslušnej klientskej linke nahrávaný, budete vždy upozornení (oznámením, že hovor je nahrávaný).
Ak nechcete, aby vaše hovory s našou zákazníckou linkou boli nahrávané, kontaktujte nás, prosím, iným spôsobom, napr. prostredníctvom chatu alebo e-mailu.
Pokiaľ je právnym dôvodom spracovania osobných údajov oprávnený záujem yachting.com (ide najmä o spracovanie údajov na účely evidencie zmluvných vzťahov a ochranu práv yachting.com a tretích osôb), máte z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie právo kedykoľvek vzniesť námietku proti takému spracovaniu osobných údajov. V takom prípade nebude yachting.com také osobné údaje ďalej spracovávať, pokiaľ nebudú dané závažné oprávnené dôvody pre spracovanie, ktoré prevážia nad vašimi záujmami alebo právami a slobodami, alebo pokiaľ nebudú spracovávané z iného právneho titulu. Námietku proti spracovaniu môžete vzniesť prostredníctvom e-mailu info@yachting.com. V e-maile, prosím uveďte konkrétnu situáciu, ktorá vás vedie k záveru, že by yachting.com nemal údaje spracovávať. Upozorňujeme, že aj vo vyššie uvedených prípadoch však bude niekedy prebiehať paralelné spracovanie osobných údajov aj na iné účely, ktoré budú odôvodňovať to, aby yachting.com také údaje aj naďalej spracovával.
Pokiaľ je účelom spracovania vašich údajov priamy marketing (zasielanie e-mailov, reklamné tel. hovory), nemusíte svoju námietku nijako odôvodňovať.
Aká sú vaše ďalšie práva v súvislosti so spracovaním osobných údajov?
Ako dotknutá osoba, t. j. osoba, o ktorej osobné údaje ide, máte v súvislosti so spracovaním osobných údajov yachting.com na základe a za podmienok stanovených v Nariadení (EÚ) č. 2016/679 právo požadovať od yachting.com prístup k osobným údajom, ktoré sa vás týkajú, právo na opravu osobných údajov, právo na ich výmaz a na obmedzenie ich spracovania, ako aj právo na prenositeľnosť vašich osobných údajov. V neposlednom rade máte právo podať sťažnosť na dozornom úrade (Úradu na ochranu osobných údajov).
Uplatniť svoje práva môžete v sídle yachting.com alebo prostredníctvom e-mailu info@yachting.com. Yachting.com vašu žiadosť vybaví najneskôr do 30 kalendárnych dní, ak nestanoví pre určité uplatnenie vašich práv Nariadenie (EÚ) č. 2016/679 lehotu špeciálnu; na predĺženie lehoty sa takisto použijú ustanovenia Nariadenia (EÚ) č. 2016/679.
Toto poučenie bolo vydané dňa 16. februára 2021.