Poučení o nahrávání hovorů klientské linky yachting.com

Co v tomto poučení najdete?

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany yachting.com, pokud se jedná o nahrávání telefonních hovorů na klientských linkách s (potenciálními) smluvními partnery ze strany naší společnosti. S ohledem na to, že při nahrávání telefonických hovorů může docházet ke zpracování osobních údajů, a to jak klientů, tak třetích osob (např. potenciálních klientů yachting.com nebo členů posádky), poskytuje tímto yachting.com dotčeným osobám v souladu s ustanoveními příslušných právních předpisů následující informace týkající se uvedeného způsobu zpracování osobních údajů. 


Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem takto zpracovávaných osobních údajů jsme my, tj. společnost yachting.com, s.r.o., IČO: 275 86 421, se sídlem Plynární 1617/10, Holešovice 170 00 Praha 7, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze sp. zn. C 117181. 

Čí osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme osobní údaje našich klientů, jakož i potenciálních klientů a dalších osob, které nám na naši zákaznickou linku zavolají. Pokud nám volající sdělí osobní údaje třetí osoby, např. člena posádky, zpracováváme též osobní údaje těchto osob. 


Jaké osobní údaje zpracováváme?

S ohledem na to, že je nahráván telefonický hovor, není dopředu možné identifikovat, kterých osobních údajů se tento způsob zpracování bude týkat, proto půjde o takové osobní údaje, které nám sdělíte během telefonického hovoru. Pravděpodobně půjde o následující kategorie osobních údajů, a to Vaše základní identifikační údaje, popisné a kontaktní údaje. 


Mezi Vaše základní identifikační údaje řadíme zejména Vaše jméno, příjmení, rodné příjmení, bydliště, adresa trvalého pobytu, datum narození, místo a země narození, rodné číslo, bylo-li přiděleno, údaje uvedené na občanském průkazu nebo pasu. 

Kontaktními údaji jsou jiná korespondenční adresa, telefonní čísla, elektronická adresa.

Za Vaše popisné údaje považujeme telefonickou komunikace, kterou s Vámi vedeme, číslo Vašeho bankovního účtu, informace o provedených platbách a obecně údaje o službách, které jsou spojeny s Vaší osobou.


Dále budeme zpracovávat údaje týkající se konkrétního hovoru, tj. datum a čas (včetně délky) uskutečnění hovoru. A pokud nám je sdělíte, budeme zpracovávat též osobní údaje o třetích osobách jako jsou členové Vaší posádky. 


K jakým účelům osobní údaje zpracováváme?

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat. Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů využití se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje předchozím splněním dalších podmínek.

Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem jednání o uzavření smlouvy a uzavření smlouvy, plnění našich zákonných či smluvních povinností a za účelem ochrany našich oprávněných zájmů na evidenci smluvních vztahů, evidenci reklamací, kontrole jednání stran ohledně plnění smlouvy, jakož i za účelem přímého marketingu (pro přímý marketing však nebudeme využívat samotné nahrávky). Nahrávky rovněž mohou sloužit jako důkaz v případném soudním či správním řízení. 

Poskytnutí osobních údajů může být v závislosti na poskytnutých údajích zákonným nebo smluvním požadavkem. Důsledkem neposkytnutí údajů nezbytných pro navázání smluvního vztahu je nemožnost uzavření smlouvy. 


Jaký je právní základ zpracování?

Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. 

V některých případech nám povinnost uchovávat dokumenty a komunikaci se zákazníky ukládá právní předpis. Příkladem takového předpisu je zákon č. 170/2008 Sb., o distribuci pojištění, v platném znění, který nám ukládá povinnost uchovávat dokumenty a záznamy komunikace vztahující se k distribuci pojištění. V takovýchto případech je naším titulem pro zpracování osobních údajů splnění právní povinnosti uložené příslušným zákonem.  

Dalším právním titulem pro zpracování osobních údajů pak může být splnění smlouvy, kterou jsme se zákazníkem uzavřeli, jednání o smlouvě s potenciálním zákazníkem, případně prokázání, že v rámci hovoru došlo k uzavření smlouvy. 

Konečně titulem pro zpracování osobních údajů může být též ochrana našich oprávněných zájmů na evidenci smluvních vztahů, evidenci reklamací, kontrole jednání stran ohledně plnění smlouvy, zájmu na ochraně našich práv a práv třetích osob, jakož i zájmu na provádění přímého marketingu našich služeb. 


Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Doba ukládání a zpracování telefonních hovorů se liší podle toho, co bylo předmětem telefonické komunikace s yachting.com a jestli jste klient, potenciální klient nebo třetí osoba. Yachting.com uchovává nahrávky po dobu stanovenou právními předpisy (zákon č. 170/2008 Sb., o distribuci pojištění, v platném znění), z důvodů oprávněného zájmu (pokud jde o relevantní případ např. obchodní pokyny) a dále pak po dobu, kdy jsou klient nebo yachting.com oprávněni podle příslušných právních předpisů uplatnit vůči sobě práva a nároky z takové komunikace vzešlé, tj. s přihlédnutím k promlčecím lhůtám dle zákona č. 89/2012 Sb. 

Nahrávky budou zpravidla uchovávány po dobu 1 roku. Tato doba však může být v jednotlivém případě překročena, např. pokud bude zahájen soudní spor s příslušnou osobou či bude probíhat kontrola ze strany orgánu veřejné správy.


Jak bude zpracování probíhat?

Yachting.com bude osobní údaje zpracovávat ve svých počítačových systémech, případně počítačových systémech zpracovatelů poskytujících nahrávání hovorů jako cloudovou službu. Nahrávání hovoru nejste povinni akceptovat, pokud nebudete s nahráváním hovoru souhlasit, kontaktujte nás prostřednictvím jiného komunikačního kanálu, např. na chatu nebo prostřednictvím emailu. 


Komu budeme osobní údaje předávat? 

Nahrávky (resp. v nich obsažené osobní údaje) mohou být zpřístupněny pověřeným pracovníkům yachting.com, dále státním dozorčím orgánům, osobám, kterým je nutné osobní údaje zpřístupnit na základě a v souladu s ustanoveními příslušných právních předpisů, subjektům, kterým je yachting.com oprávněn osobní údaje zpřístupnit za účelem ochrany práv a povinností z jednání o uzavření smlouvy nebo z vlastního smluvního vztahu vzešlých a společnostem, které vykonávají pro yachting.com činnost základě outsourcingových nebo jiných smluv o poskytování služeb, při kterých takové společnosti budou vystupovat jako zpracovatelé osobních údajů. 

Možnými příjemci osobních údajů jsou subjekty veřejné správy, soudy, pojišťovny, právní zástupci, společnosti poskytující poradenství yachting.com, společnosti poskytující yachting.com služby (včetně auditních služeb), společnosti ve stejné skupině jako je yachting.com, bankovní a nebankovní registry, karetní asociace, smluvní partneři, banky a subjekty podílející se na zajištění platebního styku. 

Osobní údaje zákazníků yachting.com nejsou předmětem přenosu do třetích zemí. 


Co dělat, pokud s nahráváním hovorů nesouhlasíte?

Na skutečnost, že hovor je na příslušné klientské lince nahráván, budete vždy upozorněni (sdělením, že hovor je nahráván).

Pokud nechcete, aby Vaše hovory s naší zákaznickou linkou byly nahrávány, kontaktujte nás prosím jiným způsobem, např. prostřednictvím chatu nebo emailu. 

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů oprávněný zájem yachting.com (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely evidence smluvních vztahů a ochranu práv yachting.com a třetích osob), máte z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude yachting.com takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány z jiného právního titulu. Námitku proti zpracování můžete vznést prostřednictvím e-mailu info@yachting.com . V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by yachting.com neměl údaje zpracovávat. Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby yachting.com takové údaje i nadále zpracovával.

Pokud je účelem zpracování Vašich údajů přímý marketing (zasílání e-mailů, reklamní tel, hovory), nemusíte Vaši námitku nijak odůvodňovat.


Jaká jsou Vaše další práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Jako subjekt údajů, tj. osoba, o jejíž osobní údaje se jedná, máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů yachting.com na základě a za podmínek stanovených v Nařízením (EU) č. 2016/679 právo požadovat od yachting.com přístup k osobním údajům, které se Vás týkají, právo na opravu osobních údajů, právo na jejich výmaz a na omezení jejich zpracování, jakož i právo na přenositelnost Vašich osobních údajů. V neposlední řadě máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřadu pro ochranu osobních údajů). 

Uplatnit Vaše práva můžete v sídle yachting.com nebo prostřednictvím e-mailu info@yachting.com. Yachting.com Vaši žádost vyřídí nejpozději do 30 kalendářních dnů, pokud nestanoví pro určité uplatnění Vašich práv Nařízení (EU) č. 2016/679 lhůtu speciální; pro prodloužení lhůty se rovněž použijí ustanovení Nařízením (EU) č. 2016/679

 

Toto poučení bylo vydáno dne 16. února 2021.